Căn cứ Luật tổ chức Chính quyền địa phương, ngày 19/6/2015;  Mục 3: NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHÍNH QUYỀN ĐỊA PHƯƠNG Ở XÃ Điều 30. Chính quyền địa phương ở xã Chính quyền địa phương ở xã là cấp chính quyền địa phương gồm có Hội đồng nhân dân xã và Ủy ban nhân dân xã. Điều 31. Nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở xã 1. Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn xã. 2. Quyết định những vấn đề của xã trong phạm vi được phân quyền, phân cấp theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan. 3. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấp trên ủy quyền. 4. Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương cấp huyện về kết quả thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở xã. 5. Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền làm chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn xã. Điều 32. Cơ cấu tổ chức của Hội đồng nhân dân xã 1. Hội đồng nhân dân xã gồm các đại biểu Hội đồng nhân dân do cử tri ở xã bầu ra. Việc xác định tổng số đại biểu Hội đồng nhân dân xã được thực hiện theo nguyên tắc sau đây: a) Xã miền núi, vùng cao và hải đảo có từ một nghìn dân trở xuống được bầu mười lăm đại biểu; b) Xã miền núi, vùng cao và hải đảo có trên một nghìn dân đến hai nghìn dân được bầu hai mươi đại biểu; c) Xã miền núi, vùng cao và hải đảo có trên hai nghìn dân đến ba nghìn dân được bầu hai mươi lăm đại biểu; có trên ba nghìn dân thì cứ thêm một nghìn dân được bầu thêm một đại biểu, nhưng tổng số không quá ba mươi lăm đại biểu; d) Xã không thuộc quy định tại các điểm a, b và c khoản này có từ bốn nghìn dân trở xuống được bầu hai mươi lăm đại biểu; có trên bốn nghìn dân thì cứ thêm hai nghìn dân được bầu thêm một đại biểu, nhưng tổng số không quá ba mươi lăm đại biểu. 2. Thường trực Hội đồng nhân dân xã gồm Chủ tịch Hội đồng nhân dân, một Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân. Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân xã là đại biểu Hội đồng nhân dân hoạt động chuyên trách. 3. Hội đồng nhân dân xã thành lập Ban pháp chế, Ban kinh tế - xã hội. Ban của Hội đồng nhân dân xã gồm có Trưởng ban, một Phó Trưởng ban và các Ủy viên. Số lượng Ủy viên của các Ban của Hội đồng nhân dân xã do Hội đồng nhân dân xã quyết định. Trưởng ban, Phó Trưởng ban và các Ủy viên của các Ban của Hội đồng nhân dân xã hoạt động kiêm nhiệm. Điều 33. Nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân xã 1. Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân xã. 2. Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn xã. 3. Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Trưởng ban, Phó Trưởng ban của Hội đồng nhân dân xã; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân và các Ủy viên Ủy ban nhân dân xã. 4. Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách xã; điều chỉnh dự toán ngân sách xã trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách xã. Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án của xã trong phạm vi được phân quyền. 5. Giám sát việc tuân theo Hiến pháp và pháp luật ở địa phương, việc thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã; giám sát hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cùng cấp, Ban của Hội đồng nhân dân cấp mình; giám sát văn bản quy phạm pháp luật của Ủy bannhân dân cùng cấp. 6. Lấy phiếu tín nhiệm, bỏ phiếu tín nhiệm đối với người giữ chức vụ do Hội đồng nhân dân xã bầu theo quy định tại Điều 88 và Điều 89 của Luật này. 7. Bãi nhiệm đại biểu Hội đồng nhân dân xã và chấp nhận việc đại biểu Hội đồng nhân dân xã xin thôi làm nhiệm vụ đại biểu. 8. Bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản trái pháp luật của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy bannhân dân xã. Điều 34. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân xã Ủy ban nhân dân xã gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủy viên phụ trách công an. Ủy ban nhân dân xã loại I có không quá hai Phó Chủ tịch; xã loại II và loại III có một Phó Chủ tịch. Điều 35. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân xã 1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân xã quyết định các nội dung quy định tại các khoản 1, 2 và 4 Điều 33 của Luật này và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã. 2. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương. 3. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền cho Ủy bannhân dân xã. Điều 36. Nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã là người đứng đầu Ủy ban nhân dân xã và có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 1. Lãnh đạo và điều hành công việc của Ủy ban nhân dân, các thành viên Ủy ban nhân dân xã; 2. Lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã; thực hiện các nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng; tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân; thực hiện các biện pháp quản lý dân cư trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật; 3. Quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả công sở, tài sản, phương tiện làm việc và ngân sách nhà nước được giao theo quy định của pháp luật; 4. Giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy định của pháp luật; 5. Ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong phạm vi thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; 6. Chỉ đạo thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy, nổ; áp dụng các biện pháp để giải quyết các công việc đột xuất, khẩn cấp trong phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật; 7. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền

QUY CHẾ
Hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại
thuộc ủy ban nhân dân xã Cẩm Hải
(Ban hành kèo theo Quyết định số 87/2015/QĐ-UBND
ngày 06 tháng 11 năm 2015 của UBND xã Cẩm Hải)
 

Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

 

Điều 1. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hiện đại trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND xã (sau đây gọi tắt là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả) có nhiệm vụ tiếp và hướng dẫn công dân, tổ chức đến liên hệ về những công việc thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của UBND xã, nhận hồ sơ đã đầy đủ thủ tục theo quy định, viết giấy biên nhận hồ sơ và trả kết quả cho công dân và tổ chức.

 
Điều 4. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xã do một phó chủ tịch UBND xã  làm Trưởng bộ phận cùng một số công chức chuyên trách.
Điều 5. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có những nhiệm vụ sau đây:
1. Tiếp công dân, tổ chức đến làm việc.
2. Hướng dẫn công dân, tổ chức trong việc hoàn thiện thủ tục hành chính, giấy tờ, biểu mẫu theo quy định.                                                                  
3. Xử lý hồ sơ của công dân, tổ chức theo phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của mình. Trường hợp hồ sơ của công dân, tổ chức có liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của các cơ quan chuyên môn khác thì chuyển cho cơ quan chuyên môn trực tiếp giải quyết.
4. Nhận kết quả đã giải quyết, trả cho công dân, hướng dẫn công dân, tổ chức nộp phí, lệ phí theo quy định (nếu có).
Điều 6. Trách nhiệm của công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:
1. Đối với Trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:
- Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND xã trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; có trách nhiệm phân công, sắp xếp, bố trí vị trí nơi làm việc cho cán bộ, công chức phù hợp, thuận tiện trong việc giải quyết công việc của tổ chức, công dân;
- Theo dõi, tổng hợp, báo cáo tình hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của công chức thuộc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;
- Là đầu mối phối hợp với các công chức thuộc các cơ quan chuyên môn khác UBND xã, kịp thời giải quyết những vấn đề vướng mắc xảy ra, đặc biệt đối với những hồ sơ liên quan đến nội dung công việc của nhiều công chức;
- Theo dõi, quản lý thời gian làm việc hằng ngày của công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
2. Đối với công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
- Chấp hành nghiêm chỉnh thời gian làm việc theo quy định;
- Thực hiện nhiệm vụ do Trưởng bộ phận phân công;
- Hướng dẫn chính xác, đầy đủ, một lần đối với cá nhân, tổ chức đến giao dịch; tiếp nhận và chuyển giao hồ sơ đúng quy trình quy định.
- Giúp Trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tổng hợp tình hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của công dân, tổ chức;
- Kịp thời cập nhật những quy định không phù hợp với tình hình thực tế, đề xuất Trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và lãnh đạo UBND xã đề nghị cấp trên xem xét điều chỉnh cho phù hợp;
- Phối hợp với các công chức các bộ phận có liên quan để đảm bảo việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính của công dân, tổ chức đúng thời gian. Nghiêm cấm gây phiền hà cho công dân và tổ chức dưới mọi hình thức.
Điều 7. Mọi quy định về thủ tục hành chính, phí, lệ phí và thời gian giải quyết đối với từng hồ sơ công việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và trả kết quả được niêm yết công khai ở nơi thuận tiện, thông thoáng để công dân, tổ chức dễ dàng nhận biết.
Điều 8. Quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ:
1. Tiếp nhận hồ sơ:
a) Tùy theo nội dung công việc và thẩm quyền giải quyết, công dân, tổ chức có yêu cầu giải quyết công việc trực tiếp liên hệ với Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hoặc liên hệ với các cơ quan chuyên môn UBND xã.
b) Công chức chuyên trách tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm nắm rõ yêu cầu, hồ sơ của công dân, tổ chức hướng dẫn công dân, tổ chức bằng Phiếu hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ. Sau khi kiểm tra, đối chiếu, nếu hồ sơ hợp lệ theo quy định, công chức gửi công dân, tổ chức Phiếu hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ để hẹn thời gian trả kết quả, đồng thời viết Phiếu chuyển giải quyết và trả kết quả trình Trưởng bộ phận, sau đó cập nhật vào Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể cho công dân, tổ chức để công dân, tổ chức bổ sung, hoàn chỉnh. Việc hướng dẫn này được thực hiện theo nguyên tắc một lần, đầy đủ, theo đúng quy định đã được niêm yết      công khai.
2. Xử lý, giải quyết hồ sơ:
a) Sau khi nhận hồ sơ do Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển đến, công chức chuyên môn có trách nhiệm thẩm định hồ sơ của công dân, tổ chức, trình lãnh đạo UBND xã ký và chuyển trả kết quả giải quyết về Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả sớm hơn thời gian quy định hoặc đúng thời gian quy định. Trường hợp hồ sơ của công dân, tổ chức có liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của cơ quan chuyên môn khác thì cơ quan chuyên môn trực tiếp giải quyết hồ sơ, chủ động phối hợp với cơ quan chuyên môn khác có liên quan cùng xử lý hồ sơ;
b) Đối với các hồ sơ cần có sự kiểm tra thực tế trước khi giải quyết (lĩnh vực tài nguyên và môi trường, lĩnh vực tư pháp...) thì công chức của cơ quan chuyên môn phải báo cáo trực tiếp với cấp trên trực tiếp phụ trách. Quá trình kiểm tra thực tế phải được lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra. Biên bản được lưu giữ theo hồ sơ của công dân, tổ chức;
c) Trường hợp công chức chuyên môn giải quyết hồ sơ chậm hơn thời gian quy định thì phải có trách nhiệm thông báo lý do cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả bằng văn bản để có cơ sở giải thích cho công dân, tổ chức.
3. Thẩm quyền ký giải quyết hồ sơ:
a) Đối với những loại hồ sơ theo Quy chế làm việc và phân công nhiệm vụ của UBND xã, quy định thuộc thẩm quyền ký giải quyết của Chủ tịch thì Chủ tịch UBND xã ký giải quyết, sau đó chuyển lại cho công chức chuyên môn;
b) Đối với những loại hồ sơ theo Quy chế làm việc và phân công nhiệm vụ của UBND xã, quy định thuộc thẩm quyền ký giải quyết của Phó Chủ tịch, thì Phó Chủ tịch UBND xã ký giải quyết, sau đó chuyển lại cho công chức chuyên môn.
4. Giao trả hồ sơ:
Sau khi nhận hồ sơ đã giải quyết từ cơ quan chuyên môn, công chức chuyên môn tiếp nhận hồ sơ trả hồ sơ cho công dân, tổ chức sớm hơn hoặc đúng thời gian đã hẹn, yêu cầu công dân, tổ chức ký nhận vào Phiếu chuyển giải quyết và trả kết quả và Sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả, hướng dẫn công dân, tổ chức nộp phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí theo quy định.
5. Lưu hồ sơ:
- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm lưu trữ Sổ ghi nhật ký thực hiện thủ tục hành chính, các biểu mẫu báo cáo, Phiếu hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ, Phiếu chuyển giải quyết và trả kết quả và những hồ sơ được giải quyết trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (nếu có)
- Đối với hồ sơ hành chính giải quyết tại các bộ phận chuyên môn thì các bộ phận chuyên môn có trách nhiệm vào sổ nhật ký giải quyết công việc, tình hình giải quyết hồ sơ, lưu trữ hồ sơ và tổng hợp báo cáo
 
 

 
Điều 9. Mối quan hệ phối hợp giữa Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với các bộ phận chuyên môn thực hiện cụ thể như sau:
1. Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nếu thủ tục còn vướng mắc, chưa rõ ràng thì công chức chuyên trách tiếp nhận hồ sơ trực tiếp trao đổi ngay với bộ phận chuyên môn để thống nhất trước khi nhận hồ sơ;
3. Nếu công chức chuyên môn giải quyết hồ sơ của công dân, tổ chức chậm hơn thời gian quy định mà không có lý do chính đáng thì phải trực tiếp đến nơi cư trú của công dân hoặc tổ chức để xin lỗi và trả kết quả giải quyết hồ sơ.  Nếu nhiều lần để để chậm hơn thời gian quy định mà không có lý do chính đáng thì tùy theo mức độ vi phạm đề nghị xử lý hoặc thay đổi vị trí công tác;
4. Đối với những hồ sơ mà công chức chuyên môn trình lãnh đạo UBND xã sớm hơn hoặc đúng thời gian quy định nhưng do lãnh đạo UBND xã chậm ký dẫn tới trễ hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì lãnh đạo UBND xã phải có văn bản xin lỗi công dân hoặc tổ chức, đồng thời chịu hình thức xử lý tuỳ theo mức độ vi phạm.
Điều 10. Các bộ phận chuyên môn trực thuộc UBND xã:
1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ theo quy định, có trách nhiệm xử lý, trình lãnh đạo UBND xã ký giải quyết với các hồ sơ do Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển đến.
2. Tạo điều kiện thuận lợi và phối hợp chặt chẽ với công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong quá trình xử lý các công việc có liên quan, đảm bảo đúng thời gian quy định.
Điều 11. Chế độ họp giao ban và thực hiện chế độ thông tin báo cáo
1. Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện chế độ thông tin báo cáo ngày vào cuối giờ chiều với Trưởng bộ phận.
2. Định kỳ mỗi tháng một lần, họp giao ban Bộ phận để đánh giá kết quả hoạt động. Mỗi quý một lần tổ chức họp giao ban với các công chức chuyên môn thuộc UBND để đánh giá, rút kinh nghiệm trong công tác phối hợp tổ chức thực hiện nhiệm vụ và giải quyết công việc giữa Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với các cơ quan chuyên môn UBND xã. Trong trường hợp cần thiết, Trưởng bộ phận tổ chức họp đột xuất với các công chức chuyên môn để đánh giá, rút kinh nghiệm trong công tác phối hợp thực hiện tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính.
 

 
Điều 12. Công chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND xã nếu lập thành tích xuất sắc, hoàn thành nhiệm vụ được giao thì được UBND xã khen thưởng hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền khen thưởng.
Điều 13. Trong khi thi hành nhiệm vụ, nếu công chức của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và các công chức khác có liên quan UBND xã thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý làm trái quy định của pháp luật và những quy định về tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế “một cửa, một cửa liên thông” tại UBND xã, thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
Điều 14. Công dân, tổ chức trong quá trình liên hệ giải quyết công việc phải chấp hành các nội quy, những quy định của Quy chế này và các văn bản pháp luật khác. Khi phát hiện thấy các hành vi quan liêu, tham nhũng, tiêu cực, thiếu trách nhiệm, cửa quyền, nhũng nhiễu, hách dịch của công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và các công chức chuyên môn khác UBND xã thì thông báo ngay với Chủ tịch UBND xã hoặc cấp có thẩm quyền để có hình thức xử lý thích đáng.
 

 
Điều 15.  Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và công chức các cơ quan chuyên môn UBND xã có trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế này.
Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu có vướng mắc hoặc cần góp ý, bổ sung, điều chỉnh thì Trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả báo cáo UBND xã để xem xét điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế./.